„Ressourcen besser nutzen, Workflow optimieren“– über die Digitalisierung der Verwaltung mit QIYou-Gründer Guido Dermann

School must go on

„Digitalisierung bedeutet nicht, dass es ein Online-PDF gibt.“ Guido Dermann lebt und wirkt in Münster und hat dort mit seiner Digitalagentur „ai-port GmbH“ QIYou gegründet – eine digitale Weblösung zur Lernförderung. Hauptziel von QIYou ist es, den Verwaltungsaufwand rund um Bildung und Teilhabe sowie den Aufholpaketen zu minimieren und gleichzeitig den Workflow zu optimieren. Im Podcast „School must go on“ spricht der studierte Erziehungswissenschaftler über die Mission von QIYou, falsch verstandene Digitalisierung und fehlende Metastrukturen. – Mehr Zeit & Geld für die Kinder – Trotz dessen, dass es Bildungsungleichheit in Deutschland gibt, wird das Geld für Bildung und Teilhabe nicht komplett abgerufen. An diesem Punkt soll QIYou ansetzen und einige der Gründe dafür beheben: „Wir schauen uns daher die verschiedenen Zielgruppen an und möchten die Struktur sowohl digital als auch analog so aufbauen, dass der Zugang zu der Förderung möglichst leicht ist. Wir benutzen hier den Begriff ‚barrierearm‘“, erklärt der Erziehungswissenschaftler. Lernförderkraft und die Verwaltung seien dabei begrenzte Ressourcen, die man besser nutzen müsse. „Wir möchten möglichst viele Menschen, in dem Fall vor allem Kinder, mitnehmen. Daher besteht das Interesse, dass die Menschen in der Verwaltung ihre Zeit nicht damit vergeuden, Formulare auszufüllen, sondern den Kindern zu helfen.“ Die aus dieser Erkenntnis resultierende Reduzierung von Verwaltungsaufwand und Optimierung von Prozessen habe aber auch noch andere Vorteile: „Von einem Euro, den Bürger*innen als Steuerzahler*in in das eigentlich sehr gute Projekt Bildung und Teilhabe steckt, fließen zwei Drittel in die Verwaltungskosten und die Organisation“, so Guido Dermann. Man habe durch eine Optimierung des Workflows also insgesamt auch mehr Geld zur Verfügung. – Falsch verstandene Digitalisierung – „Jede*r versteht unter Digitalisierung etwas anderes, insbesondere versteht die Verwaltung darunter etwas anderes“, erklärt der Bildungsenthusiast. Wenn Digitalisierung jedoch falsch verstanden wird, dann bestehe kein Anspruch mehr auf das Weitermachen. Mit einem bloßen Online-Formular beispielsweise sei der Verwaltungsgang danach nicht digitalisiert. „Man hört dann auf, weil man denkt, jetzt sind die Formulare digital. Aber es geht um die Prozesse und das automatisierte Verarbeiten von validen Daten“, appelliert Guido Dermann. „Unsere Hauptaufgabe ist es deshalb klarzumachen, dass Digitalisierung nicht bedeutet, dass es ein Online-PDF gibt. Das soll es eh geben.“ Vielmehr gehe es darum, dass alle Beteiligten unabhängig voneinander arbeiten können und immer das angezeigt bekommen, was jetzt gerade für ihre Rolle Priorität hat. – Wie man Digitalisierung up to date hält – Bevor man sich inhaltlich mit der Frage beschäftige, wie man das Know-how zur Digitalisierung up to date hält, müssen Metastrukturen geschaffen werden. „In den Kommunen werden die Erfahrungen gesammelt. Das heißt, da sammelt sich unglaublich viel Wissen. Beim Land oder Bund sitzen die Entscheider*innen. Was wir also brauchen sind schnelle Informationsstrukturen von den Kommunen zum Land bzw. Bund. Das heißt, IT-Systeme, die es ermöglichen, Daten zu erheben und Abfragen zu gestalten“, so Guido Dermann. Die Entscheider*innen können dann herausfinden, wo beispielsweise ein Tool gut funktioniert, es noch mal prüfen und dann allen Kommunen zur Verfügung stellen. „Dabei kann man immer parallel Daten einsammeln, Erfahrungen sammeln und sich dann laufend verbessern.“ Außerdem spricht Guido Dermann über die Entstehung von QIYou, Förderer bzw. Förderinnen und Kritiker*innen des Projekts und seine Prognose zum IT-Verständnis.