431.- ¿Herramientas o procesos, por donde empiezo?

Simple Informática. Guías tecnológicas de 5 minutos

Hola, bienvenidos y bienvenidas un día más a las “Guías Tecnológicas de cinco minutos de Simple Informática”. Yo soy Pedro Vicente y como todas las semanas, como todos los martes, intento contestar preguntas que nos hacen nuestros clientes, nuestros oyentes.

Preguntas con dudas que tienen o preguntas que salen en conversaciones cuando visitamos a nuestros clientes, o nos llaman por teléfono o nos piden las consultorías gratuitas. Y esas preguntas las tratamos de resolver aquí en estas guías tecnológicas en cinco minutos, de una manera rápida y con un lenguaje que sea sencillo. Preguntas con dudas que tienen y que puede que alguno de vosotros para resolver alguna de vuestras propias dudas.

Hoy es de una consultoría que hemos tenido, de una consultoría telefónica, de estas que os digo en nuestro call to Action, en nuestra llamada a la acción, que podéis llamarnos porque hay una hora de consultoría gratuita. Solo tenéis que poneros en contacto con nosotros, a través de nuestro formulario, de la página web o por teléfono nos llamáis y podemos hacer una hora con vosotros contando os o que nos contéis para poder resolver alguna de las dudas, como todas estas que resolvemos en los podcasts.

Herramientas para poder automatizar el negocio

Hoy, como digo, nos encontramos en nuestro programa 431 y le hemos llamado Herramientas o Procesos. Es un cliente de una consultoría web de las gratuitas en la que nos pregunta sobre herramientas para poder resolver algunos de los problemas que tiene. Voy a poner un ejemplo sencillo.

Viene alguien y me dice quiero utilizar una herramienta que es el Photoshop, porque lo que quiero ser es fotógrafo. Entonces nosotros lo que le decimos siempre es Hombre, la herramienta es cuando uno ya es fotógrafo, utiliza una herramienta para fotógrafos que lo que hace es hacerle la vida más sencilla.

Si tú no eres fotógrafo, no tiene mucho sentido que te instales el Photoshop. Lo que tienes que hacer es aprender a ser fotógrafo. Si lo que vas a hacer es fotografía con cámara, que no solo vas a utilizar Photoshop, sino que quieres hacer tomas fotográficas de lo que sea, primero tienes que aprender a utilizar la cámara para poder hacer las fotografías, para pasarlas luego a tu ordenador y luego de ahí poder retocarlas con Photoshop.

Pero tienes que aprender sobre composición de la imagen como un pintor para saber qué es lo que tiene que salir en esa imagen. Tienes que aprender de luces. Tienes que saber sobre fotografía. Ahora que ya controlo la fotografía y sé de fotografía y utilizo la cámara y tengo mis fotos y no he retocado nunca, porque me vale, porque las hago bien, ahora de repente hay algunas que veo que tienen un problema y me vendría bien alguna herramienta para poder retocar las imágenes. Ahora sí, ahora tiene sentido que te instales el Photoshop y con ese Photoshop retoques las imágenes. Pero porque tú ya eres fotógrafo.

Primero los procesos y luego las herramientas

En el caso de este cliente, es un problema muy habitual porque es un caso de la propia gestión. No voy a decir sus datos, voy a poner otros, pero para que se me entienda. Imagínate que tú tienes, como he puesto otra vez, es un ejemplo sencillo, que tienes mini almacenes en un polígono o dentro de la ciudad, porque has cogido, como me contaba el otro día, un cliente que quiere coger un local y hacerlo mini almacenes en el centro de la ciudad, porque es una buena solución ahora para vender los locales o vamos para venderlo, para alquilarlo. Si tienes un local y te resulta difícil sacarlo, mucha gente hace viviendas, pues ya está pensado en hacer mini almacenes.

Tienes los mini almacenes y los quieres gestionar. Pues ya está. Quiero una herramienta que me gestione los mini almacenes.

Lo primero que tienes que hacer es, tú cuando alguien entra por la puerta y te pide un mini almacén, si lo primero que haces es el contacto comercial y te pide precio, ¿Con qué lo resuelves? ¿Le envías un Word, un Excel, le envías un correo, simplemente le pones los precios, tienes un flyer hecho y se lo envías o tienes una nota ya preparada y la envías? Bien, pues eso lo podrían meter en tu gestión de almacén, en la primera parte, la parte comercial.

Segundo, cuando ya te lo han aceptado, que alguien te lo te dice Sí, quiero el almacén. ¿Qué haces? ¿Tienes una cita? ¿Quedas con él? ¿Tienes algo? Pues eso también lo puedes meter en tu gestión. Pero fíjate que tú ya has ido dando los pasos. Lo que has hecho primero es, manualmente, ir diciendo cuáles son los pasos, cuáles son los procesos, cuál es el protocolo.

Llámalo como quieras, pero tú lo tienes que poder resolver en papel, poder escribirlo, cuáles son los pasos. Tienes que tenerlos resueltos ya, de decir bueno, pues cada vez que alguien me pide un presupuesto envío esto, cada vez que alguien viene y quedo con él, tengo una cita que lo apunto en la libreta o en el Google calendar o donde sea. Y cuando viene le entrego un papelito que me tiene que firmar, que es el contrato donde le dice las condiciones, y entonces le digo que me tiene que pagar el primer mes o me tiene que pagar dos por adelantado, la fianza o lo que sea. Y luego me tiene que dejar la cuenta bancaria, donde le voy a hacer un paso de un recibo y no sé, los pasos que tengas hechos que tú tienes definidos y que los puedes apuntar en un papel, porque es que son los mismos pasos que estás dando.

Ahora que ya tienes todos esos pasos definidos, ahora que eres fotógrafo, ahora quieres una herramienta y entonces te podemos decir vale, pues ahora sin automatizar mucho, al principio a lo mejor solo digitalizar, que pases todos esos procesos al ordenador, que lo hagas todo con Excel, con Word, con lo que sea, pero que esté todo en ordenador y los tengas juntos, que sería el primer paso de decir bueno, pues lo tienes en una carpeta por cliente, como sea, pero todos los pasos están ahí, todos los procesos.

Ahora puedes automatizar y pasar a hacerlo en una base de datos y que esa base de datos directamente te emita recibos, te emita facturas, te emita presupuestos, te emita todo lo que te necesites para poder hacer esa gestión.

Los pasos que hemos dado. Primero procesos en papel, segundo digitalización, tercero automatización

Fíjate los pasos que hemos dado, que primero somos fotógrafos. O sea, primero tenemos todos los pasos en un papel. Sabemos hacer cómo alquilo mi almacén.

Segundo, lo digitalizo, lo meto en el ordenador. Como podía ser el fotógrafo, pasar las fotos al ordenador.

Y ahora que lo tengo todo en el ordenador, decido poner una herramienta y esa herramienta es la que me va a automatizar. No hace falta automatizar mucho al principio. Lo importante es que lo vayas viendo como qué pasos de todos los procesos de todo el protocolo puedes automatizar y cuáles a lo mejor te cuesta más si lo tienes que dejar para más tarde, pero que ya vayas primero digitalizando y luego automatizando procesos gracias a las herramientas.

Pero lo que no te podemos dar es la herramienta al principio, porque si no tienes hecho nada de todo lo anterior, a lo mejor la herramienta te puede valer y puede que de alguna manera te ordene y te obligue a sacar protocolos, como cuando te montan un programa de facturación o un ERP entero y tienes que hacer todos los procesos con almacenes y todo, pero lo normal es que te vuelva loco y no acabes haciendo nada, porque es demasiado complejo el paso que has dado.

Bueno, ya me he pasado de tiempo, así que tampoco quiero seguir mucho más allá.

Lo primero es hacértelo en un papel. Tienes que saber cuáles son todos los procesos, luego ir digitalizando poco a poco.

Pero a todos los que estáis en esa fase de Voy a buscar herramientas, herramientas para que me ayuden, lo primero es hacértelo en un papel. Tienes que saber cuáles son todos los procesos, luego ir digitalizando poco a poco. No hace falta tirar a la última herramienta más moderna para hacer todo de una vez y nunca he hecho nada y ahora de golpe lo hago todo. Es más complicado. Así que poco a poco.

Gracias a todos los que nos escucháis todas las semanas, todos los martes por estar ahí. Espero que estas ideas, estos consejos que ponemos encima de la mesa, os vengan bien algunos y hagáis algo con ello y os pongáis en marcha.

Gracias y hasta el martes que viene.

Consultoría gratuita

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